Toplantı özeti nasıl yazılır? Beş adım ve kopyalayıp kullanacağın şablon
Meetlio ekibi · · 6 dk okuma
Toplantı biter, herkes kalkar, üç gün sonra kimse neyin kararlaştırıldığını tam hatırlamaz. Özet bu yüzden var. Ama çoğu özet ya çok uzun olur ya da toplantının akışını anlatır, sonucunu değil.
Özetin işi anlatmak değil, devretmek
Toplantıya katılmayan biri özeti okuyunca ne yapması gerektiğini anlıyorsa özet iyidir. Anlamıyorsa, ne kadar düzgün yazılmış olursa olsun, tutanak yazmış olursun. Tutanak arşive gider, özet işi ileri taşır.
Beş adımda yaz
- 1Toplantı biter bitmez yaz. Aradan bir gün geçince “bunu kim demişti” sorusu başlar.
- 2Önce kararları çıkar. Karar, birinin “tamam, böyle yapıyoruz” dediği cümledir. Tartışılan ama sonuçlanmayan konu karar değildir; onu ayrı bir yere yaz.
- 3Sonra görevleri çıkar. Her görevin üç parçası olsun: ne, kim, ne zamana kadar. Üçünden biri eksikse görev değil dilektir.
- 4Açık kalanları yaz. “Bütçe konusu bir sonraki toplantıya kaldı” gibi bir satır, gelecek haftanın gündemini kendiliğinden doldurur.
- 5Bir cümlelik özet ekle. Üstte dursun, okuyan devamını okuyup okumayacağına buradan karar verir.
Şablon
Toplantı: [ad] · [tarih] · [katılımcılar]
Tek cümlede: [bu toplantıdan çıkan ana sonuç]
Kararlar: 1) … 2) …
Görevler: [kişi] — [ne] — [tarih]
Açık kalanlar: … (kim karar verecek?)
Sonraki toplantı: [tarih] · Gündeme taşınanlar: …
Sık yapılan üç hata
- Konuşma sırasını anlatmak. “Önce Ayşe şunu söyledi, sonra Mehmet itiraz etti” kimsenin işine yaramaz.
- Görevi gruba vermek. “Ekip hazırlayacak” cümlesinde kimse sorumlu değildir.
- Özeti toplantıdan günler sonra göndermek. Gecikince özet bilgi olmaktan çıkar, hatırlatma olur.
Elle yazmak zor geliyorsa
Bu yapıyı elle kurmak, özellikle günde birkaç toplantısı olan biri için yorucu. Meetlio’da toplantı kaydını ya da belgeyi yüklediğinde özet, kararlar, görevler ve karara bağlanmayanlar bu düzende ayrı ayrı gelir. Her maddenin yanında toplantıdaki kaynak cümleyi görürsün, yanlış anlaşılmış bir şey varsa hemen düzeltirsin.
Sık sorulanlar
Toplantı özeti ne kadar uzun olmalı?
Bir ekrana sığmalı. Kararlar ve görevler tam, anlatım kısa olmalı. Okuyan kişi iki dakikada ne yapacağını anlamalı.
Özeti kim yazmalı?
Toplantıyı yöneten kişi ya da önceden belirlenmiş bir not alıcı. Herkesin yazacağı varsayılırsa genellikle kimse yazmaz.
Toplantı kaydını yükle, gerisini bırak.
Özet, kararlar ve görevler Türkçe hazırlanır. Ücretsiz planda her ay 2 analiz.
Ücretsiz başla